Privacy Policy

INFORMATIVA PRIVACY ESTESA
Con la presente informativa, la Flex Company Srl (P.IVA 11824840018) (di seguito, anche la “Titolare” o “Società”), in persona del legale rappresentante pro tempore, con sede legale in Torino, Via Madama Cristina, n. 140, definisce le modalità di acquisizione dei dati degli utenti che consultano il portale Flex Tax (siti web www.flextax.it, www.flexcloud.it, www.flexsuite.it) (di seguito, il “Portale Flex Tax”), ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE n. 2016/679 (di seguito, il “Regolamento”) e del D.Lgs 101/2018

1. TITOLARE, OGGETTO E LUOGO DEL TRATTAMENTO
La presente è un’informativa resa ai sensi delle vigenti leggi nazionali ed internazionali a coloro che navigano sul Portale Flex Tax, indipendentemente dalle modalità e dallo strumento utilizzato.
In seguito all’autorizzazione al trattamento, la Titolare tratterà i Dati trasmessi conformemente a quanto previsto dal Regolamento e dalla vigente normativa nazionale, compresi gli eventuali provvedimenti dell’Autorità di Controllo (i.e. Garante per la protezione dei dati personali) ove applicabili.
I Dati degli interessati potrebbero essere trasferiti in un Paese diverso da quello nel quale l’interessato si trova. Per ulteriori informazioni circa il luogo del trattamento, l’interessato può sempre contattare la Titolare ai riferimenti di cui ai punti 10 e 12 dell’Informativa.
La Titolare è impegnata nella tutela della riservatezza di tutti coloro che navigano sul Portale Flex Tax (siti web www.flextax.it, www.flexcloud.it, www.flexsuite.it) ed invita ciascun utente a prendere visione della Privacy Policy di seguito illustrata.

2. MODALITÀ E FINALITÀ NEL TRATTAMENTO E NELL’UTILIZZO
2.1. I Dati degli interessati sono raccolti al fine di:
a) consentire alla Titolare di fornire i propri servizi quali, l’informazione fiscale, la consulenza tributaria, fiscale, contabile, la predisposizione e l’invio dei dichiarativi erogati da titolati e selezionati professionisti, la fornitura di un gestionale per la tenuta della contabilità, il servizio di archiviazione dei documenti attraverso una piattaforma in Cloud;
b) consentire al Titolare di trattare i dati degli utenti in modo anonimo per compiere report, statistiche, ricerche sulle modalità di accesso e utilizzo al portale Flex Tax da parte degli Utenti;
I Dati sono raccolti e conservati per le seguenti finalità espresse: corretta e completa esecuzione delle prestazioni dovute alla clientela.
I Dati sono raccolti e conservati esclusivamente per le finalità sopra indicate attraverso il portale FlexTax, in forma cartacea o tramite applicazioni mobile o tablet.
I Dati raccolti per le finalità di cui al precedente punto b) sono resi anonimi dalla titolare ed utilizzati limitatamente ai fini specificati.

I Dati potranno essere comunicati ai soci dell’impresa nonché, eventualmente, a dipendenti e collaboratori di fiducia della Titolare, a professionisti terzi incaricati del servizio scelti dall’Utente e aderenti al Portale Flex Tax.
L’accettazione della presente informativa legittima il Titolare del trattamento a comunicare o diffondere a terzi i dati raccolti nei limiti di quanto sopra indicato.

In ogni caso, al di fuori di quanto predetto, i dati personali non sono comunicati a terzi o diffusi senza il preventivo consenso dell’interessato, salvo nei casi espressamente indicati dalla normativa nazionale.
2.2. Eventuali nuovi e diversi trattamenti di Dati saranno attivati solo successivamente alla notifica di una nuova informativa agli utenti ed agli interessati per ottenere il loro specifico consenso, ove richiesto.
2.3. la Titolare adotta ogni opportuna misura di sicurezza, pratica ed informatica, volta ad impedire l’accesso, la modifica, la divulgazione o la distruzione non autorizzata dei dati degli interessati.
Il trattamento è effettuato con modalità organizzative correlate alle finalità indicate e di concerto concordate con il DPO, se presente, o con il responsabile del trattamento dei dati.
È sempre possibile ottenere informazioni dettagliate sulle finalità del trattamento e sui Dati rilevati per ciascuna finalità contattando il Titolare ai riferimenti indicati ai punti 10 e 12 dell’Informativa.
I protocolli e gli standard di Privacy utilizzati dalla Società per la protezione dei dati personali, sono fondati sui seguenti principi:

2.3.1. RESPONSABILITÀ NEL TRATTAMENTO E NELL’UTILIZZO
Il Trattamento dei dati raccolti in forma cartacea e/o digitale (attraverso l’apposito form contatti presente sul sito e le applicazioni mobile o tablet) è gestito nel tempo dal Sig. Fabio Pennella, responsabile interno della società in materia di privacy.
In alcuni casi particolari, oltre alla Titolare, potrebbero avere accesso ai dati anche soggetti diversi coinvolti a vario titolo nell’organizzazione del Sito (e.g. personale amministrativo, commerciale, amministratori di sistema, hosting provider).
In ogni caso, l’interessato potrà sempre richiedere alla Titolare del Trattamento l’elenco aggiornato dei Responsabili.

2.3.2. TRASPARENZA NEL TRATTAMENTO E NELL’UTILIZZO
I Dati sono raccolti e trattati secondo i principi espressi nella presente informativa.
Prima dell’acquisizione e/o del conferimento dei dati, l’interessato avrà la possibilità di consultare l’informativa privacy e di decidere se prestare o meno il consenso alla loro acquisizione e conservazione.

Con riferimento ai dati che possono essere acquisiti attraverso procedure automatizzate (cookies tecnici o di profilazione) il consenso dell’utente verrà considerato esplicitamente fornito quando, chiuso il banner iniziale di avviso, il visitatore decida di continuare la propria navigazione sul sito.
Il consenso è richiesto e potrà essere implicitamente fornito anche quando i dati siano stati acquisiti attraverso procedure automatizzate (cookies tecnici o di profilazione).
È comunque sempre possibile, per l’interessato, richiedere al Titolare la concreta base giuridica di ciascun trattamento, specificando, in particolare, se lo stesso sia basato sulla legge, su un contratto, ovvero necessario alla conclusione di un contratto.

2.3.3. PERTINENZA NELLA RACCOLTA
I Dati sono raccolti e trattati con modalità lecite e secondo correttezza. Sono registrati solo per scopi determinati, espliciti e legittimi, individuati al par. 2 del presente documento, e per finalità non eccedenti gli scopi specificati.

2.3.4. PRINCIPIO DI VERIFICABILITÀ
I Dati raccolti sono aggiornati, organizzati e conservati in modo che sia data a tutti gli interessati la possibilità di conoscere quali informazioni sono state raccolte e registrate, di controllarne la qualità e richiederne ogni eventuale correzione, integrazione, cancellazione per violazione di legge ovvero di esercitare tutti i diritti di cui all’art. 9 della presente informativa, attraverso le modalità previste dall’art. 10.

2.3.5. PRINCIPIO DI SICUREZZA E MISURE ADOTTATE
2.3.5.1. I Dati raccolti e trattati sono protetti con il fine di prevenirne la divulgazione o alterazione illecita attraverso misure di sicurezza tecniche e/o informatiche che si ripropongono di ridurre al minimo i rischi di distruzione, perdita (anche accidentale), ovvero di accesso da parte di soggetti non autorizzati.
2.3.5.2. Tali misure vengono periodicamente verificate ed aggiornate in base al progresso tecnico, alla natura dei dati e alle specifiche caratteristiche del trattamento.
2.3.5.3. Le terze parti che, eventualmente, svolgono attività di supporto di qualsiasi tipo per l’erogazione dei servizi da parte della società, in relazione ai quali eseguono operazioni di trattamento di dati personali, vengono designate responsabili del trattamento dei Dati e sono tenute al rispetto delle misure di sicurezza e riservatezza dei trattamenti.
2.3.5.4. Le informazioni acquisite possono essere divulgate ai seguenti soggetti terzi:
● A Professionisti esterni per adempiere ai servizi di Flex Tax
● B Società collegate
● C Addetti alla manutenzione del sito
● D Addetti all’amministrazione

3. TIPOLOGIA DI DATI E MODALITA’ DEL TRATTAMENTO
3.1. Tra i dati raccolti attraverso il Portale Flex Tax o attraverso le applicazioni mobile o tablet possono rientrare: nome, cognome, numero di telefono, mail, ip di collegamento ed ogni altra informazione comunicata direttamente dagli utenti avvalendosi dell’apposito form “contattaci”.
In generale, i dati possono essere:
a) Dati forniti volontariamente dagli utenti: I Dati raccolti e trattati sul Portale o tramite le applicazioni mobile / tablet sono necessari all’erogazione dei servizi. Di conseguenza, in caso di mancato conferimento o mancato consenso, non potranno essere forniti i servizi che ne richiedono l’uso.
Senza il consenso espresso degli interessati all’utilizzo dei dati forniti (e.g. codice fiscale, indirizzi, e-mail, telefono fisso o cellulare) essi non verranno utilizzati per finalità pubblicitaria, vendita diretta o comunicazione commerciale interattiva.
Nelle sezioni del Portale eventualmente predisposte per il conferimento dei Dati potranno essere riportate informative specifiche.
In caso di invio volontario di e-mail agli indirizzi della Titolare, la stessa acquisirà i riferimenti mail del mittente ed ogni altra informazione eventualmente contenuta nel messaggio. Questi dati verranno utilizzati con il fine di rendere possibile l’esecuzione delle prestazioni eventualmente richieste.
b) Dati di navigazione: Le procedure automatizzate del Sito acquisiscono alcuni Dati, la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di internet.
Pur essendo informazioni non destinate ad essere associate ad utenti identificati, per loro natura, se associate ad altri dati detenuti da terzi (e.g. internet service provider), potrebbero permettere l’identificazione degli utenti (e.g. indirizzi IP, nomi a dominio dei pc utilizzati dagli utenti che si collegano al Sito, indirizzi URL delle risorse richieste, orario della richiesta, codice numerico relativo allo stato della risposta data dal server).
Tali Dati vengono usati a soli fini statistici per verificare il traffico sul Sito ed il suo corretto funzionamento.
La Titolare, ovvero i responsabili designati, conservano il tracciato delle connessioni effettuate per un periodo limitato, per poter ottemperare ad ogni eventuale richiesta proveniente dall’autorità giudiziaria, legittimata a richiederlo nella fase di accertamento della responsabilità in caso di reati informatici.

4. COOKIE POLICY
4.1. Il Portale si avvale di cookies. I cookies sono porzioni di codice installate all’interno di un browser che assistono la Titolare nell’erogazione dei servizi in base alle finalità descritte.

L’eventuale utilizzo di cookies, laddove non diversamente precisato, ha semplicemente la finalità di fornire il Servizio richiesto dagli utenti, garantendo la fruibilità del sito internet e rendendo possibile la navigazione tra le diverse pagine.
Alcune delle finalità di installazione dei marcatori temporanei potrebbero, peraltro, necessitare del consenso degli utenti.
A titolo informativo, le principali categorie di cookies sono:
a) cookies tecnici e di statistica aggregata
I cookies tecnici hanno la funzione di permettere lo svolgimento di attività strettamente legate al funzionamento di uno spazio web. I cookies tecnici utilizzati dalla Titolare possono essere suddivisi nelle seguenti sottocategorie:
i. di navigazione, i quali permettono di salvare le preferenze di navigazione degli utenti e di ottimizzare l’esperienza di navigazione;
i. cookie analytics, i quali acquisiscono informazioni statistiche in merito a modalità di navigazione degli utenti. Tali informazioni vengono trattate in forma aggregata ed anonima;
i. cookie di funzionalità – anche di terze parti, i quali attivano specifiche funzionalità del Sito e sono necessari all’erogazione dei servizi.
Tali cookies non necessitano del preventivo consenso degli utenti per la loro installazione ed utilizzato.
Altre tipologie di cookies o strumenti terzi che potrebbero farne utilizzo
Alcuni dei servizi elencati di seguito potrebbero non richiedere il consenso degli utenti e potrebbero essere gestiti direttamente dalla Titolare, senza necessità di soggetti terzi. Qualora fra tali strumenti fossero presenti servizi gestiti da terzi, questi potrebbero eventualmente compiere attività di tracciamento degli utenti, anche all’insaputa della Titolare.
Nel dettaglio, i cookies utilizzati dalla Titolare sono:

Controllo dell’installazione dei cookies
In aggiunta a quanto indicato nella presente informativa, gli interessati possono gestire ogni preferenza relativa ai cookies tramite il proprio browser, impedendo, ad esempio, l’installazione ad opera di terze parti.
Per ogni altra informazione tecnica relativa ai cookies, puoi visitare la pagina della cookie policy.
DEI COOKIES
Disabilitando tutti i cookies, il funzionamento del Sito potrebbe risultare compromesso.
Puoi trovare informazioni su come gestire i cookies nel tuo browser nelle apposite sezioni relative alla privacy policy di Google Chrome, Mozilla Firefox, Apple Safari and Microsoft Windows Explorer.

La Titolare informa che l’Utente può avvalersi di strumenti quali Your Online Choices (http://www.youronlinechoices.com/it/), attraverso il quale è possibile gestire le preferenze di tracciamento della maggior parte degli strumenti pubblicitari.
La Titolare consiglia fortemente agli interessati ed agli utenti del Sito l’utilizzo di tale risorsa in aggiunta alle informazioni fornite nella presente informativa.
Per ogni altra informazione tecnica relativa ai cookies, in aggiunta a quanto indicato dalla presente informativa, si prega di consultare l’indirizzo:
http://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/2142939.

5. MODALITÀ DI CONSERVAZIONE DEI DATI
I Dati, anche di navigazione, saranno conservati, nel rispetto del Regolamento, per il solo tempo necessario ad adempiere alle finalità di cui alla presente informativa e cioè 2 anni laddove il trattamento avvenga per iniziative di marketing e/o promozionali, 10 anni per gli obblighi di legge.

6. ACCESSO AI DATI
6.1. I Dati trattati dalla Titolare potranno essere accessibili ai soci dell’impresa nonché ad eventuali dipendenti e collaboratori della medesima nella loro qualità di autonomi titolari e/o responsabili interni del trattamento e/o dei sistemi informatici, professionisti terzi incaricati. L’accesso ai dati da parte di questi soggetti avverrà solo qualora il trattamento sia necessario allo svolgimento delle loro mansioni, compiendo solo le operazioni necessarie allo svolgimento delle mansioni stesse.
6.2. la Titolare provvede alla tutela delle informazioni degli utenti contro l’accesso non autorizzato, il trattamento illecito, la perdita accidentale, la distruzione, il danneggiamento e conserva le informazioni medesime per il periodo strettamente necessario al perseguimento delle finalità per le quali i dati sono stati raccolti.

7. COMUNICAZIONE DEI DATI
7.1. Senza la necessità di un espresso consenso ai sensi del’art. 6 lett. b) e c) del Regolamento), la Titolare potrà comunicare i dati su segnalazione degli Organismi di vigilanza (quali IVASS), ovvero delle Autorità giudiziarie, nonché a quei soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per adempiere ad obblighi di legge, ovvero per fare valere o difendere un diritto in sede giudiziaria. Detti soggetti tratteranno i dati nella loro qualità di autonomi titolari del trattamento. I dati non saranno
diffusi, salvo che il servizio desiderato dall’Interessato lo richieda espressamente.
Se necessario, in relazione a particolari servizi o prodotti richiesti, i dati potranno essere comunicati anche a soggetti terzi che svolgano, in qualità di autonomi titolari del trattamento, funzioni strettamente connesse e strumentali alla prestazione dei servizi, dato che senza tale comunicazione, questi servizi e/o prodotti non potrebbero essere utilmente forniti agli interessati.

7.3. Al di fuori di quanto sopra previsto la Titolare del trattamento non trasferisce i dati personali.

8. TRASFERIMENTO DEI DATI
8.1. I dati personali raccolti attraverso il nome a Portale Flex Tax, ivi compresi quelli volontariamente inseriti tramite l’apposito form presente sul Sito o sulle applicazioni mobile / tablet, sono conservati su server esterno all’azienda, non di proprietà ubicato nelle strutture di Criticalcase Srl – Via Nicola Fabrizi 136 – 10145 – Torino.
Ogni ulteriore informazione relativa alla conservazione dei propri dati può essere richiesta alla Titolare, tramite i contatti di cui al punto 12 della presente Informativa.
8.2. Resta in ogni caso inteso che la Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di spostare i server anche al di fuori dell’UE. In tal caso, la Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati al di fuori dell’UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, previa stipula delle clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea.

9. DIRITTI DEGLI INTERESSATI
9.1. L’interessato ha i diritti di cui all’art. 15 GDPR e precisamente di ottenere:
i. conferma circa l’esistenza o meno di dati personali che La riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile;
ii. l’indicazione:
a) dell’origine dei dati personali;
b) delle finalità e modalità del trattamento;
c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;
d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell’art. 3, comma 1, GDPR;
e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati;
iii.
a) l’aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati;
b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
c) l’attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato di opporsi:

iv. in tutto o in parte:
a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che La riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta; b) al trattamento di dati personali che La riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale, mediante l’uso di sistemi automatizzati di chiamata senza l’intervento di un operatore mediante e-mail e/o mediante modalità di marketing tradizionali mediante telefono e/o posta
cartacea. Si fa presente che il diritto di opposizione dell’interessato, esposto al precedente punto b) per finalità di marketing diretto mediante modalità automatizzate si estende a quelle tradizionali e che comunque resta salva la possibilità per l’interessato di esercitare il diritto di opposizione anche solo in parte. Pertanto, l’interessato può decidere di ricevere solo comunicazioni mediante modalità tradizionali ovvero solo comunicazioni automatizzate oppure nessuna delle due tipologie di comunicazione.
Si fa presente che gli interessati hanno sempre il diritto di opporsi al trattamento dei loro Dati per finalità di marketing diretto, senza necessità di fornire alcuna motivazione.
Ove applicabili, ha altresì i diritti di cui agli artt. 15-21 GDPR (Diritto di rettifica, diritto all’oblio, diritto di limitazione di trattamento, diritto alla portabilità dei dati, diritto di opposizione), nonché il diritto di reclamo all’Autorità Garante.
9.2. Ove consentito dalla legge, l’utente potrà avere il diritto di ottenere una copia dei Dati in nostro possesso.
9.3. Prima di rispondere ad ogni specifica richiesta, potrebbero essere richieste all’Utente informazioni opzionali, quali:
(i) la verifica dell’identità;
(ii) ulteriori dettagli necessari per rispondere al meglio alla richiesta.
9.4. La Titolare fornirà le singole risposte entro un periodo di tempo appropriato e, in ogni caso, entro il periodo di tempo richiesto dalla legge. Se l’Utente desidera esercitare tale diritto, deve contattarci tramite i recapiti forniti agli artt. 11 e 13 dell’Informativa.

10. MODALITÀ DI ESERCIZIO DEI DIRITTI
Gli utenti e gli interessati possono esercitare i diritti previsti dal Regolamento in qualsiasi momento e in modo gratuito, inviando alternativamente:
– una raccomandata a.r. presso la sede dell’impresa, corrente in Torino, Via Madama Cristina n. 140
– una comunicazione a mezzo e-mail all’indirizzo di posta elettronica: flexcompanysrl@pec.net

11. TITOLARE, RESPONSABILE E INCARICATI
La Titolare del trattamento è la Flex Company Srl. (P.IVA. 11824840018), in persona del legale rappresentante pro tempore, con sede legale in Torino, Via Madama Cristina, 140.

L’elenco aggiornato dei responsabili e degli incaricati al trattamento è custodito presso la sede legale dell’impresa ed è conoscibile attraverso apposita richiesta formulata con le modalità sopra indicate.

12. CONTATTI
I trattamenti realizzati attraverso il Portale Flex Tax hanno luogo presso la sede della Titolare, ovvero in ogni altro luogo nel quale le parti coinvolte nel trattamento siano localizzate.
Per ulteriori informazioni, commenti, domande o richieste relative all’uso fatto dalla Titolare dei dati degli interessati è sempre possibile contattare la stessa tramite l’indirizzo di posta elettronica:
assistenza@flextax.it

13. FUTURE MODIFICHE ALLA PRIVACY POLICY
L’eventuale entrata in vigore di nuove normative di settore, come anche il costante esame e aggiornamento dei servizi agli utenti, potrebbe comportare la necessità di variare tali modalità.
È pertanto possibile che la privacy policy subisca, nel tempo, ulteriori modifiche e invitiamo, pertanto, gli Interessati a consultare periodicamente la specifica sezione del Sito relativa alla privacy policy.
A tale scopo l’informativa presenta al fondo la data di aggiornamento.
Si precisa che, qualora le modifiche interessino trattamenti la cui base giuridica è il consenso dell’interessato, il Titolare provvederà a raccogliere nuovamente il consenso dello stesso, laddove necessario.

Ultima modifica: 12 settembre 2019

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