INFORMATIVA PRIVACY ESTESA
La presente è un’informativa resa ai sensi delle vigenti normative: Regolamento UE n. 2016/679, del D.Lgs 101/2018 e i Provvedimenti del Garante GPDP
Il Titolare del trattamento è impegnato nella tutela della riservatezza di tutti coloro che navigano sui Portali FlexTax (siti web: www.flextax.it, www.flexcloud.it, www.flexsuite.it, www.flexcloud.it, www.flexsuite.it, fattureelettronichegratis.it) ed invita ciascun utente a prendere visione della Privacy Policy di seguito illustrata.
Il trattamento dei Suoi dati personali sarà improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza, limitazione delle finalità e della conservazione, minimizzazione ed esattezza, integrità e riservatezza, nonché al principio di responsabilizzazione di cui all’art. 5 del GDPR.
1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO E IL RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI (DPO)
Il Titolare del trattamento è Flex Company S.r.l. (P.IVA 11824840018) (di seguito, anche la “Titolare” o “Società”), con sede legale in Torino, Corso Unione Sovietica 612/3D, email: info@flextax.it.
Il Responsabile della protezione dei dati – DPO è l’Avv. Rudy Caltagirone contattabile all’indirizzo email: caltagirone@legaladvisory.it
2. FINALITÀ E BASI GIURIDCHE DEL TRATTAMENTO E LA COMUNICAZIONE DEI DATI DEI DATI PERSONALI
I Dati degli interessati sono raccolti per le seguenti finalità:
a) SERVIZI DI CONSULENZA: consentire al Titolare di fornire i propri servizi quali: l’informazione fiscale, la consulenza tributaria, fiscale, contabile, la predisposizione e l’invio dei dichiarativi erogati da titolati e selezionati professionisti, la fruizione del servizio di fatturazione elettronica, la fornitura di un gestionale per la tenuta della contabilità, il servizio di archiviazione dei documenti attraverso una piattaforma in Cloud;
Il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto (base giuridica) di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso.
Il trattamento relativo ai dati fiscali dei clienti: dati contabili che rivelino l’appartenenza sindacale, nonché trattare dati relativi alla salute è basato (base giuridica) su categorie particolari di dati, per i quali è necessario il consenso, la comunicazione dei dati è obbligatoria, diversamente non potrà essere erogato il servizio di consulenza
La comunicazione dei dati è necessaria all’instaurazione del rapporto e i conseguenti servizi
b) MARKETING DIRETTO: l’iscrizione alla newsletter, per ricevere comunicazioni promozionali il trattamento è basato sul perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento, bilanciato rispetto agli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell’interessato, ai sensi dell’art. 6 par. 1 lettera f) del GDPR anche in virtù di quanto stabilito dall’art. 130 comma 4 del D.lgs. 196/2003 in merito al c.d. “Soft-Spam”.
L’utente, al momento della raccolta e in occasione dell’invio di ogni comunicazione effettuata per le finalità di cui al presente comma, è informato della possibilità di opporsi in ogni momento al trattamento, in maniera agevole e gratuitamente. Inviando una comunicazione all’indirizzo email: info@flextax.it.
La cancellazione dalla newsletter non comporta la cancellazione dell’utenza e dal gestionale.
c) FRUIZIONE DEI SERVIZI SUL SITO: consentire al Titolare di trattare i dati in modo anonimo per compiere report, statistiche, ricerche sulle modalità di accesso e utilizzo al portale Flex Tax da parte degli Utenti; i dati sono resi anonimi dal Titolare ed utilizzati limitatamente ai fini specificati; il trattamento è basato (base giuridica) sul legittimo interesse del Titolare.
3. TIPOLOGIA DI DATI E MODALITA’ DEL TRATTAMENTO
Tra i dati raccolti attraverso il Portale Flex Tax o attraverso le applicazioni mobile o tablet possono rientrare: nome, cognome, numero di telefono, mail, ip di collegamento ed ogni altra informazione comunicata direttamente dagli utenti avvalendosi dell’apposito form di iscrizione e contatto.
In generale, i dati possono essere:
a) Dati forniti volontariamente dagli utenti: I Dati raccolti e trattati sul Portale o tramite le applicazioni mobile / tablet sono necessari all’erogazione dei servizi. In caso di invio volontario di e-mail agli indirizzi della Titolare, la stessa acquisirà i riferimenti mail del mittente ed ogni altra informazione eventualmente contenuta nel messaggio. Questi dati verranno utilizzati con il fine di rendere possibile l’esecuzione delle prestazioni eventualmente richieste.
b) Dati di navigazione: Le procedure automatizzate del Sito acquisiscono alcuni Dati, la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di internet.
Pur essendo informazioni non destinate ad essere associate ad utenti identificati, per loro natura, se associate ad altri dati detenuti da terzi (e.g. internet service provider), potrebbero permettere l’identificazione degli utenti (e.g. indirizzi IP, nomi a dominio dei pc utilizzati dagli utenti che si collegano al Sito, indirizzi URL delle risorse richieste, orario della richiesta, codice numerico relativo allo stato della risposta data dal server).
Tali Dati vengono usati a soli fini statistici per verificare il traffico sul Sito ed il suo corretto funzionamento.
La Titolare, ovvero i responsabili designati, conservano il tracciato delle connessioni effettuate per un periodo limitato, per poter ottemperare ad ogni eventuale richiesta proveniente dall’autorità giudiziaria, legittimata a richiederlo nella fase di accertamento della responsabilità in caso di reati informatici.
c) dati fiscali forniti dai clienti: dati e documenti contabili, in cui siano presenti categorie particolari di dati, ovvero, che rivelino l’appartenenza sindacale, nonché trattare dati relativi alla salute.
4. COOKIE POLICY
Come meglio specificato nel banner e nell’informativa cookie, questo sito/portale si avvale di cookies, che sono sono porzioni di codice installate all’interno di un browser che assistono la Titolare nell’erogazione dei servizi in base alle finalità descritte. L’eventuale utilizzo di cookies, laddove non diversamente precisato, ha semplicemente la finalità di fornire il Servizio richiesto dagli utenti, garantendo la fruibilità del sito internet e rendendo possibile la navigazione tra le diverse pagine.
Alcune delle finalità di installazione dei marcatori temporanei potrebbero, peraltro, necessitare del consenso degli utenti.
5. MODALITÀ DI CONSERVAZIONE E PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI
I dati personali degli utenti saranno conservati in conformità alla normativa vigente in materia, per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali sono stati raccolti e trattati. Nel rispetto dei principi di proporzionalità e necessità, i dati personali saranno conservati in una forma che consenta l’identificazione degli interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali gli stessi sono trattati, ossia tenendo in considerazione la necessità di continuare a conservare i dati personali raccolti per offrire i servizi concordati con l’Interessato, così come descritto nelle finalità sopraindicate, e l’esistenza di specifici obblighi normativi o contrattuali che rendano necessari il trattamento e la conservazione dei dati per determinati periodi di tempo. I dati, anche di navigazione, saranno conservati, nel rispetto del Regolamento, per il solo tempo necessario ad adempiere alle finalità di cui alla presente informativa e cioè 2 anni laddove il trattamento avvenga per iniziative di marketing e/o promozionali, 10 anni per gli obblighi di legge.
6. LUOGO DEL TRATTAMENTO DEI DATI E TRASFERIMENTO DEI DATI
I dati vengono attualmente trattati ed archiviati presso la sede legale e le altre sedi periferiche; sono inoltre trattati, per conto dello Scrivente Titolare, da professionisti e/o società incaricati di svolgere attività tecniche, di sviluppo, gestionali ed amministrativo-contabili, autorizzati in qualità di Responsabili del trattamento.
Resta in ogni caso inteso che la Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di spostare i server anche al di fuori dell’UE. In tal caso, la Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati al di fuori dell’UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, previa stipula delle clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea. Pur cercando di mantenere sempre i dati personali in Datacenter Europei, a causa dell’impiego di specifiche tecnologie cloud (es. servizi di cybersecurity e protezione dati) o per problemi normativi (es. Cloud Act), in alcune circostanze, i Tuoi dati personali potrebbero essere trasferiti verso paesi situati fuori dallo Spazio Economico Europeo (SEE). Alcuni di questi Paesi, come ad esempio gli USA, non sono destinatari di decisioni di adeguatezza della Commissione dell’Unione Europea o non forniscono garanzie adeguate sulla protezione dei dati. In tali casi [Società] farà in modo di garantire tutele appropriate per proteggere i Tuoi dati personali in quei Paesi. Alcune delle tutele che potrebbero essere adottate, ove appropriato, includono l’utilizzo di clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea. A titolo esemplificativo ma non esaustivo, Ti comunichiamo che il trasferimento all’estero dei dati personali è spesso legato all’utilizzo di servizi informatici in cloud come la posta elettronica, hosting, la protezione di siti web, servizi di backup, sistemi Antivirus, sandstorm, ecc. Tali servizi sono scelti tra gli operatori che garantiscono maggiori standard di sicurezza e attenzione alla protezione dei dati.
7. DIRITTI DELL’INTERESSATO (I TUOI DIRITTI)
L’Interessato potrà, in qualsiasi momento, inviando una comunicazione al Titolare del trattamento, info@flextax.it. esercitare i diritti, tra i quali:
la revoca del consenso,
l’accesso ai dati personali,
la rettifica dei dati personali,
la cancellazione (c.d. diritto all’oblio) dei dati personali,
la limitazione del trattamento dei dati personali,
l’opposizione al trattamento dei dati personali,
la portabilità dei dati personali
la proposizione del reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali e/o ad altra Autorità di controllo competente, qualora ritenga che i Suoi diritti siano stati violati dal Titolare e/o da un terzo.
In relazione alla cancellazione dei dati e la revoca del consenso, occorre segnalare che i dati saranno mantenuti sino all’adempimento degli obblighi di legge fiscali e tributari (fino a un massimo di 5 anni per gli altri adempimenti).
La cancellazione dalla newsletter non comporta la cancellazione dell’utenza e dal gestionale.
8. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO, DIFFUSIONE E DESTINATARI DEI DATI PERSONALI
I dati personali saranno diffusi nei limiti sopra illustrati e le comunicazioni eseguite in adempimento di obblighi di legge e contrattuali a: Enti pubblici, partecipate pubbliche, Enti Assicurativi, agenzie di comunicazione, Professionisti o Società di servizi per l’amministrazione e gestione aziendale. Il trattamento dei dati per le finalità esposte ha luogo con modalità e supporti digitali e cartacei, nel rispetto delle regole di riservatezza e di sicurezza previste dalla legge. Il trattamento ai fini di marketing (newsletter) avverrà mediante strumenti tradizionali (posta cartacea) e mediante l’uso di tecniche di comunicazione a distanza: posta elettronica ed il relativo indirizzo fornito sarà utilizzabile ai sensi della normativa vigente ai fini di vendita diretta di prodotti o servizi analoghi a quelli già acquistati dall’Interessato.
9. FUTURE MODIFICHE ALLA PRIVACY POLICY
L’eventuale entrata in vigore di nuove normative di settore, come anche il costante esame e aggiornamento dei servizi agli utenti, potrebbe comportare la necessità di variare tali modalità.
È pertanto possibile che la privacy policy subisca, nel tempo, ulteriori modifiche e invitiamo, pertanto, gli Interessati a consultare periodicamente la specifica sezione del Sito relativa alla privacy policy.
A tale scopo l’informativa presenta al fondo la data di aggiornamento.
Ultima modifica: 18.5.2022