Guida alla Fatturazione Elettronica

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All’interno della piattaforma FlexSuite puoi anche simulare le tasse da pagare, scaricare guide fiscali, utilizzare il gestionale di fatturazione e molto altro.

Dal 1° gennaio 2024 tutti i forfettari avranno l’obbligo di fatturazione elettronica, fatta eccezione per coloro che lavorano in ambito sanitario e fatturano verso privati (es. medici, dentisti etc.): ecco perché può esserti utile leggere questa Guida alla Fatturazione Elettronica.

A differenza della fattura cartacea, la fattura elettronica dovrà essere trasmessa telematicamente al Sistema di Interscambio, il quale è collegato all’Agenzia delle Entrate.

In breve, tutte le tue fatture saranno automaticamente registrate sul sito dell’Agenzia delle Entrate.

Guida alla Fatturazione Elettronica: Codice Univoco

Per poter trasmettere la fattura elettronica dovrai richiedere al tuo cliente il codice univoco, anche detto codice destinatario o codice SdI.

Il suddetto codice cambia in base al gestionale che utilizzi per la fatturazione elettronica.

Se il cliente non ti fornisce il codice SdI (o non ne è in possesso in quanto cliente privato o straniero) dovrai inserire nell’anagrafica, nel campo dedicato al codice destinatario:

  • 0000000 (sette volte il numero zero) se il cliente è residente in Italia;
  • XXXXXXX (sette volte la lettera X maiuscola) se il tuo cliente è residente all’estero.

In alternativa al codice SdI potrai richiedere un indirizzo PEC.

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Il codice SdI e l’indirizzo PEC permettono al Sistema di Interscambio di trasmettere automaticamente la fattura elettronica al tuo cliente, dopo gli opportuni controlli.

Fatturazione elettronica con FlexTax

Per attivare il servizio di fatturazione elettronica con FlexTax ti basterà acquistare il servizio dedicato, valido per l’accesso annuale:

Accesso annuale Fatturazione Elettronica

Una volta acquistato il servizio (annuale) ti chiederemo di caricare sulla nostra piattaforma la seguente documentazione:

  • Carta di identità;
  • Codice fiscale;
  • Certificato di attribuzione della Partita Iva se sei un libero professionista;
  • Visura camerale se sei iscritto in Camera di Commercio.

Ti verranno accreditati 100 crediti, corrispondenti ad altrettante fatture elettroniche gratuite, tra attive e passive, che non hanno una scadenza e potranno essere usate fino ad esaurimento.

Una volta terminate potrai effettuare delle ricariche direttamente dalla nostra piattaforma, in base alle tue esigenze.

L’attivazione del servizio di fatturazione elettronica è incluso nei nostri servizi dedicati all’apertura della Partita Iva e alla gestione della stessa.

Una volta create e salvate le fatture, queste non verranno trasmesse in automatico.

Dovrai salvare la fattura e successivamente trasmetterla attraverso i tasti “Azioni” > “Invia Fattura Elettronica a SdI”.

In linea generale, le fatture dovranno essere create entro le 24 ore dalla prestazione svolta e trasmesse allo SdI entro 12 giorni dalla data di creazione.

Vediamo di seguito le diverse opzioni:

  • se ricevi il pagamento prima dell’emissione della fattura devi creare la fattura entro 12 giorni dal pagamento e trasmetterla al Sistema di Interscambio.
  • se crei la fattura prima di ricevere il pagamento potrai creare la fattura ed emetterla entro 12 giorni dalla data di creazione e registrare il pagamento in seguito.

Potrai decidere di emettere la fattura differita.  Si tratta di una fattura riepilogativa di tutte le prestazioni svolte in un mese. Infatti, se nel corso di un mese effettui più prestazioni verso il medesimo cliente, potrai emettere un’unica fattura riepilogativa, entro il 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione.

Sanzioni

Se l’invio elettronico viene effettuato oltre i 12 giorni concessi, si corre il rischio di incorrere in sanzioni.

L’art 6 del D. Lgs. 471/197 in merito alle sanzioni per l’invio tardivo della fattura elettronica, specifica 4 casi:

  • per omessa/tardiva/errata fatturazione > sanzione dal 90% al 180% con un minimo di 500€;
  • per la violazione che non modifica la liquidazione Iva > sanzione da 250€ a 2.000€;
  • per la violazione riguardante operazioni non imponibili, esenti, non soggette a Iva o reverse charge > sanzione dal 5% al 10% dei corrispettivi con un minimo di 500€. Se la violazione non influisce sulla liquidazione Iva o ai fini della determinazione del reddito la sanzione applicabile è minimo di 250€ fino a un massimo di 2.000€;
  • la violazione meramente formale non prevede sanzioni.

L’art. 13 del Decreto legislativo 472/1997 (comma 1 lettera b) dispone che è possibile pagare una sanzione ridotta, se si regolarizza la posizione prima del controllo dell’Agenzia delle Entrate.
Sulla base dei giorni di ritardo:

“1. La sanzione e’ ridotta, sempreche’ la violazione non sia stata gia’ constatata e comunque non siano iniziati accessi, ispezioni, verifiche o altre attivita’ amministrative di accertamento delle quali l’autore o i soggetti solidalmente obbligati, abbiano avuto formale conoscenza:

 

a) ad un decimo del minimo nei casi di mancato pagamento del tributo o di un acconto, se esso viene eseguito nel termine di trenta giorni dalla data della sua commissione;

 

a-bis) ad un nono del minimo se la regolarizzazione degli errori e delle omissioni, anche se incidenti sulla determinazione o sul pagamento del tributo, avviene entro novanta giorni dalla data dell’omissione o dell’errore, ovvero se la regolarizzazione delle omissioni e degli errori commessi in dichiarazione avviene entro novanta giorni dal termine per la presentazione della dichiarazione in cui l’omissione o l’errore e’ stato commesso;

 

b) ad un ottavo del minimo, se la regolarizzazione degli errori e delle omissioni, anche se incidenti sulla determinazione o sul pagamento del tributo, avviene entro il termine per la presentazione della dichiarazione relativa all’anno nel corso del quale e’ stata commessa la violazione ovvero, quando non e’ prevista dichiarazione periodica, entro un anno dall’omissione o dall’errore.

 

b-bis) ad un settimo del minimo se la regolarizzazione degli errori e delle omissioni, anche se incidenti sulla determinazione o sul pagamento del tributo, avviene entro il termine per la presentazione della dichiarazione relativa all’anno successivo a quello nel corso del quale e’ stata commessa la violazione ovvero, quando non e’ prevista dichiarazione periodica, entro due anni dall’omissione o dall’errore;

 

b-ter) ad un sesto del minimo se la regolarizzazione degli errori e delle omissioni, anche incidenti sulla determinazione o sul pagamento del tributo, avviene oltre il termine per la presentazione della dichiarazione relativa all’anno successivo a quello nel corso del quale e’ stata commessa la violazione ovvero, quando non e’ prevista dichiarazione periodica, oltre due anni dall’omissione o dall’errore;

 

b-quater) ad un quinto del minimo se la regolarizzazione degli errori e delle omissioni, anche se incidenti sulla determinazione o sul pagamento del tributo, avviene dopo la constatazione della violazione”.

Guida alla Fatturazione Elettronica

Guida alla Fatturazione Elettronica: le Note di credito

Se hai inviato una fattura elettronica errata, hai due possibilità:

  • se il Sistema di Interscambio ha rifiutato la fattura, potrai tranquillamente modificarla e inviarla nuovamente;
  • se il Sistema di Interscambio ha accettato la fattura, dovrai emettere una nota di credito.

La nota di credito è un documento, da inviare necessariamente al Sistema di Interscambio (dunque all’Agenzia delle Entrate) e serve per rettificare importi fatturati.

La nota di credito può essere a storno totale della fattura o a storno parziale della fattura:

  • a storno totale se decidi di emettere, a correzione della precedente, una nuova fattura da zero, correggendo gli errori;
  • a storno parziale se, ad esempio, hai erroneamente fatturato un importo più alto rispetto agli accordi presi con il cliente: in questo caso non sarà necessario emettere una nuova fattura.

Emettere una nota di credito con FlexInvoice (il modulo messo a disposizione da FlexTax per l’emissione e la gestione delle fatture) è molto semplice.

Dovrai:

  • duplicare la fattura errata;
  • variare il Tipo documento in “Nota di credito”;
  • salvarla senza apportare ulteriori modifiche;
  • trasmetterla al Sistema di Interscambio.

Inviata la nota di credito al Sistema di Interscambio, potrai creare la nuova fattura correggendo l’errore commesso: anche la nuova fattura dovrà essere inviata al Sistema di Interscambio.

Le note di credito dovranno seguire la numerazione delle fatture, la quale deve essere progressiva.

Guida alla Fatturazione Elettronica: il bollo elettronico

Su tutte le fatture di importo superiore a 77,47€ dovrai applicare una marca da bollo, anch’essa elettronica, dal valore di 2€.
L’aliquota Iva del bollo sarà sempre pari al 0%, ma la natura dell’Iva potrà variare:

  • se vuoi addebitare l’importo del bollo al cliente dovrai inserire in fattura la natura Iva N2.2 Non Soggette – Altri casi. L’importo del bollo addebitato al cliente concorre ai ricavi. Più in generale, se vuoi addebitare l’importo del bollo al cliente, la natura dell’Iva dovrà essere pari alla natura Iva della prestazione;
  • se non vuoi addebitare l’importo del bollo al cliente dovrai selezionare la natura N1 Escluso – Art. 15 del DPR 633/72. In questo caso, l’importo del bollo non concorre alla formazione dei ricavi.

Il bollo elettronico si paga trimestralmente direttamente sul sito dell’Agenzia delle Entrate secondo le seguenti scadenze:

  • Bolli del 1° Trimestre – Da versare entro il 31 maggio;
  • Bolli del 2° Trimestre – Da versare entro il 30 settembre;
  • Bolli del 3° Trimestre – Da versare entro il 30 novembre;
  • Bolli del 4° Trimestre – Da versare entro il 28 febbraio dell’anno successivo.

Se il totale da versare nel 1° Trimestre non raggiunge i 5.000€, l’importo può essere pagato entro il 30 di settembre. Se il totale dei bolli relativi al 1° e 2° trimestre non raggiunge i 5.000€, il pagamento può essere effettuato entro il 30 di novembre.

In fase di pagamento ti troverai di fronte a due elenchi e per entrambi potrai procedere al pagamento:

  • nell’elenco A ci sono tutte quelle fatture sui cui, al momento dell’emissione, hai inserito correttamente il bollo elettronico;
  • nell’elenco B ci sono tutte quelle fatture su cui non hai inserito il bollo, ma per le quali l’Agenzia delle Entrate ne ritiene necessaria l’applicazione.

Di seguito il nostro articolo che ti guiderà nel pagamento del bollo elettronico:
Come pagare il bollo delle fatture elettroniche

Guida alla Fatturazione Elettronica: Fatture Pro-forma

Potrai, se vuoi, creare anche le fatture pro-forma.
Queste servono per inviare ai tuoi clienti una copia provvisoria della fattura, la quale sarà un fac-simile e non sarà valida ai fini fiscali, infatti non dovrai trasmetterla elettronicamente.

Attenzione: la fattura pro-forma non è da considerare come preventivo.

Un preventivo contiene un importo da pagare ipotetico, mentre la fattura pro-forma riporta esattamente ciò che il tuo cliente dovrà pagare. Una volta effettuata la prestazione, potrai convertire la fattura pro-forma in fattura elettronica e trasmetterla allo SdI.

Fatture verso la Pubblica Amministrazione

Per le fatture verso la Pubblica Amministrazione sono presenti alcune differenze.
Innanzitutto il codice destinatario delle Pubbliche Amministrazioni non conterrà 7 caratteri, ma ne avrà 6. Avrai bisogno di alcuni dati aggiuntivi da inserire in fattura, per esempio il codice ordine o il codice commessa.

Una volta trasmessa la fattura sarà proprio la Pubblica Amministrazione ad accettarla o rifiutarla.

Guida alla Fatturazione Elettronica con FlexInvoice

Se utilizzerai FlexInvoice per l’emissione delle tue fatture, per conoscere lo stato della tua fattura, potrai fare riferimento all’icona che comparirà nella colonna SdI, raffigurante un piccolo tempio:

  • se il tempio è verde significa che la tua fattura è stata accettata dallo SdI e trasmessa al destinatario finale;
  • se il tempio è verde chiaro significa che la tua fattura è stata accettata dallo SdI ma che non è stata trasmessa al destinatario finale per mancanza di codice SdI o indirizzo PEC (perché si tratta, ad esempio, di un cliente privato);
  • se il tempio è rosso significa che la tua fattura è stata rifiutata dallo SdI: dovrai correggere l’errore commesso ed inviarla nuovamente;
  • se il tempio è grigio significa che la fattura è in fase di controllo;
  • se il tempio è arancione significa che la fattura deve essere ancora accettata dalla Pubblica Amministrazione.

Per emettere fatture elettroniche nei confronti di soggetti residenti all’estero dovrai comportarti in modo diverso rispetto ai clienti italiani.
Per l’anagrafica cliente dovrai:

  • inserire il codice destinatario “XXXXXXX” (sette volte X)
  • se il cliente non ti fornisce il numero di Partita Iva o il codice fiscale, dovrai inserire il codice OO99999999999 (due volte la lettera O maiuscola e undici volte 9)

Nella compilazione della fattura dovrai:

  • riportare la marca da bollo per importi superiori a 77,47€;
  • modificare la normativa di riferimento nella sezione “Righe dettaglio“: nella colonna “Aliquota%” dovrai selezionare 0% e la natura Iva sarà pari a N2.1 Non Soggetto – Art.7 DPR 633/72:
  • riportare nelle note la dicitura “Reverse Charge” se presti servizi nei confronti di soggetti europei;
  • inserire nelle note la dicitura “Operazione non soggetta ad Iva” per le operazioni verso soggetti extraeuropei.

Se il tuo cliente è un soggetto privato, dovrai lasciare le diciture preimpostate del Regime Forfettario.

Se effettui un acquisto per cui richiedi la fattura, dovrai assicurarti di dare al fornitore tutti i dati necessari per la compilazione e l’invio della fattura. Dovrai fornirgli il tuo codice fiscale, il numero della tua Partita Iva e il codice destinatario del gestionale che utilizzi per ricevere fattura. Se vorrai ricevere la fattura su FlexInvoice, saremo noi a fornirti il codice destinatario da comunicare ai tuoi fornitori.

Tutte le fatture inviate allo SdI saranno visibili all’interno del tuo cassetto fiscale sul sito dell’Agenzia delle Entrate e, se utilizzerai FlexInvoice come gestionale per l’emissione delle fatture, resteranno tutte registrate anche su FlexInvoice.

Sul sito dell’Agenzia delle Entrate potrai aderire ai seguenti servizi gratuiti:

  • consultazione delle fatture: aderendo a questo servizio avrai la possibilità di visualizzare tutte le fatture elettroniche emesse e ricevute, nella sezione “Fatture e corrispettivi”;
  • conservazione delle fatture: è obbligatoria, per 10 anni, la conservazione sostitutiva (a norma di legge) delle fatture elettroniche. Non è una semplice memorizzazione su PC del file ma un processo regolamentato dalla Legge. L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione il servizio di conservazione per tutte le fatture emesse e ricevute elettronicamente attraverso il Sistema di Interscambio.

Restiamo a tua disposizione!

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