Fattura elettronica

Nuova Fattura ElettronicaLa fattura elettronica si differenzia da una fattura cartacea, in generale, solo per due aspetti: • va necessariamente redatta utilizzando un pc, un tablet o uno smartphone;...

Fino al 1° gennaio 2019 il sistema di fatturazione ha previsto il processo di emissione e di consegna di documenti cartacei o al massimo in formato PDF o Word per la spedizione tramite email o posta cartacea.

La Comunità Europea ha deciso, tramite l’Agenzia Digitale europea, di programmare un percorso che porti tutti i Paesi ad implementare nella propria normativa digitale il processo di applicazione della fatturaDocumento che deve essere emesso dai soggetti passivi Iva quando effettuano cessioni di beni o prestazioni di servizi. elettronica al posto di quella cartacea.

Fattura elettronica: obiettivi

Questa decisione è stata mossa da due obiettivi principali:

• Uniformare il processo di fatturazione e semplificare tutto il suo iter;
• Rendere più semplice combattere efficacemente l’evasioneInsieme di comportamenti illeciti messi in essere dai contribuenti per riuscire a non pagare le imposte dovute (evasione totale) o quantomeno riuscire a pagarne meno di quelle... fiscale.

L’Italia attraverso l’Agenzia Italiana per il Digitale (AGID) ha applicato le direttive europee, imponendo il passaggio alla fattura elettronica a tutte le imprese a partire dal 1° gennaio 2019.
Ad oggi, in Italia, è diventata obbligatoria la fatturazione elettronica anche per i distributori di carburante: per imprese privati, titolare di Partita IvaCodice composto da 11 cifre che identifica precisamente una determinata impresa. La sequenza numerica è preceduta dalla sigla identificativa del Paese in cui si esercita l’attività d’impresa... e liberi professionisti che vogliono acquistare carburante (sia esso metano, gasolio, benzina o gpl), vi è l’obbligo di fatturazione elettronica. Questa regola non tocca i privati.

Come ogni cambiamento importante, molta è stata la paura e la confusione che regnava, in questo articolo cercheremo di spiegarvi in parole chiari e semplici cosa è cambiato nella vostra attività imprenditoriale con l’arrivo della fattura elettronica.

Cosa è cambiato

Fino al 1° gennaio 2019, si utilizzava ancora la fattura cartacea (a meno che non si sia voluto portarsi avanti e iniziare prima ad adottare il metodo elettronico).
Per avere chiari quali sono stati i cambiamenti, è necessario ripercorrere brevemente i passaggi che caratterizzano il processo di fatturazione cartacea.

Per la fattura cartacea dal momento dell’emissione stessa alla consegna della fattura si compiono i seguenti passaggi:

• Si emette la fattura, creandola ed elaborandola per renderla più presentabile e piacevole graficamente, che abbia un formato Word o PDF non è importante, basta che contenga i dati fondamentali previsti dalla normativa (dati dei soggetti interessati, impostaL’imposta è un tributo che prevede il prelevamento coattivo di denaro ad un soggetto per il finanziamento della spesa pubblica in generale. Lo Stato impone il pagamento... Leggi, descrizione prestazione offerta, ecc.).

• La fattura viene inviata al destinatario tramite posta cartacea, email, PECAcronimo di Posta Elettronica Certificata, è un tipo di posta elettronica che rende i messaggi scambiati tramite questa piattaforma aventi lo stesso valore di una raccomandata con..., consegnata a mano, ecc.

• Il documento, inoltre, viene anche inviato anche ai rispettivi commercialisti che gestiscono la contabilità dei soggetti interessati.

• La fattura viene conservata (dal soggetto titolare o dal suo commercialista), per almeno 10 anni, come previsto dalla normativa.

Come si può notare tale processo non è standardizzato: i contribuenti personalizzano le fatture con grafiche accattivanti, spediscono il documento tramite differenti canali sia digitali che cartacei e soprattutto in caso di errata emissione della fattura (sbagliato importo, sbagliata digitazione della Partita IvaImposta sul Valore Aggiunto. Imposta indiretta che colpisce il consumatore finale. Attualmente è l’imposta in Italia che assicura il maggior prelievo fiscale. Questa particolare tipologia di tributo..., ecc.) può essere richiesto al destinatario di cestinare il documento e prendere per buono quello che gli verrà nuovamente inviato.

Fattura elettronica: il valore aggiunto

Come abbiamo detto in precedenza, il processo descritto non risulta essere standardizzato, ovvero uguale per tutti, ed ha anche altre fonti di inefficienza.

Il metodo di fatturazione cartaceo non elimina la possibilità che le fatture siano protagoniste di atti illecitiInsieme di comportamenti non in linea con la legge e quindi sanzionabili. Un atto illecito è qualunque fatto doloso o colposo, che cagioni ad un altro un... volti ad alleggerire il carico dei contribuenti interessati: per esempio, c’è la possibilità che vengano disperse durante il loro percorso, che vengano modificate “in corsa”, che vengano create direttamente dal destinatario senza che l’ipotetico emittente ne sia a conoscenza.

Per tutti questi motivi, è comprensibile che a livello europeo si sia deciso di apportare modifiche a questo processo, per riuscire a creare ed instaurare un modello di fatturazione comune a tutti i Paesi ma ancor prima, comune a tutti i contribuenti di un determinato Paese.

Come tutte le innovazioni il passaggio alla fatturazione elettronica ha spaventato molti, ma una volta applicata la nuova normativa, la gestione delle fatture è risultata essere molto più economica e ha portato un risparmio di energie che prima venivano utilizzate per processi improduttivi (creazione fattura, reperimento dati destinatario, invio, ecc..) e vengono oggi convertite per l’evoluzione della propria attività di business.

Fattura Elettronica: cos’è?

La fattura elettronica è diventata obbligatoria tra tutti i titolari di Partita Iva a partire dal 1° Gennaio 2019, anche se i contribuenti che adottano il Regime forfettarioRegime forfettario. Il Regime forfettario è uno dei tre Regimi fiscali che puoi adottare per la tua Partita Iva in Italia. È considerato il Regime di vantaggio... Leggi hanno ricevuto tale obbligo a partire dal 1° Luglio 2022, prima di questa data potevano scegliere se emetterla in formato elettronico o cartaceo ad eccezione delle fatture emesse nei confronti della Pubblica AmministrazioneAbbreviata spesso con PA, è un ente amministrativo utilizzato dal Governo come strumento per la messa in pratica delle scelte politiche. All’interno della pubblica amministrazione rientra l’insieme... che, obbligatoriamente, dovevano essere in formato elettronico.

La definizione istituzionale di Fattura elettronica può più confondere che aiutare, infatti viene descritta come:

“un insieme di dati strutturati con regole ben definite che devono essere inviati elettronicamente al destinatario attraverso un canale ed una procedura ben definiti che costituiscono un preciso protocollo.”

Andiamo per punti:

• Insieme di dati strutturati con regole ben definite – significa che la fattura non può più essere creata in formato PDF o Word, ma si deve utilizzare il formato standard XMLÈ un file standard strutturato in eXtensible Markup Language. Le fatture elettroniche devono obbligatoriamente essere generate utilizzando tale linguaggio regolamentato da specifiche dell'Agenzia delle Entrate., che rappresenta l’insieme dei dati di fatturazione in formato di codici strutturati in uno specifico modo.
  A tal proposito, con l’affermazione del nuovo processo di fatturazione elettronica e l’impossibilità di modificare la fattura una volta inviata, hanno acquisito molta più importanza i preventivi e le pro-forma. Prima di inviare la fattura elettronica di deve infatti essere sicuri al 100% della sua esattezza.

• Invio elettronico attraverso un canale ben definito – le fatture non possono essere più spedite attraverso email, posta elettronica o posta cartacea, ma devono obbligatoriamente essere trasmesse al Sistema di InterscambioAbbreviato con “SdI”, è un sistema informatico che permetterà dal 1^ gennaio 2019 l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche. Il Sistema di Interscambio è gestito dall’Agenzia... (SdISistema di Interscambio: sistema informatico che permetterà dal 1^ gennaio 2019 l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche.). Il SdI è un sistema informatico messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate che ha il potere di gestire il traffico delle fatture, controllarne i contenuti e dopo il controllo andato a buon fine spedirli al destinatario.

• Una procedura ben definita – il percorso della fattura non è quindi più confusionario e non permette più che le fatture vadano disperse, eliminate o modificate.

Ricordiamo che dal 1° gennaio 2019, solo nel momento in cui la fattura è stata inviata correttamente al SdI, può considerarsi emessa, se invece viene inviata e consegnata tramite metodi tradizionali, sarà considerata come una fattura non emessa, con tutte le conseguenze normative che prevedono sanzioni altissime.

Fattura elettronica: firma obbligatoria

Per essere considerata valida la fattura elettronica deve contenere la firma digitaleUn tipo di firma elettronica che attraverso chiavi crittografiche permette di autenticare un documento digitale. La firma digitale assicura al documento: • l’autenticità (garantisce l’identità del sottoscrittore);... dell’emittente.
La firma digitale può essere applicata al documento in due differenti modi:

• Utilizzando la Firma Digitale – avrai bisogno di un KIT di firma elettronica formato da una chiavetta USB con all’interno una scheda SIM contenente tutti i tuoi dati. Puoi richiedere il KIT presso la Camera di CommercioLa Camera di Commercio è un ente autonomo di diritto pubblico che svolge funzioni di interesse generale per il sistema delle imprese nazionali. La Camera di Commercio... (Token USB), oppure presso i negozi convenzionati (Carta Nazionale dei Servizi CNSLa CNS, ovvero la Carta Nazionale dei Servizi, è uno strumento di autenticazione elettronica che ti permette di accedere ai servizi online della Pubblica Amministrazione. La CNS...).

• Delegando una terza azienda che firmi i documenti per conto nostro – con un contratto si autorizza un’azienda ad applicare ai documenti la propria firma. (Di solito questo servizio aggiuntivo viene messo a disposizione dalle software house che offrono già il gestionale per le fatture elettroniche).

Inviare la fattura elettronica al SdI

Ormai è chiaro che la fattura elettronica debba essere inviata al SdI per essere considerata valida, ma in che modo possiamo inviare il documento al SdI?
Abbiamo diverse possibilità:

• Invio tramite PEC (Posta Elettronica Certificata);
• Invio tramite il proprio gestionale di fatturazioneE’ un programma che si occupa della creazione, elaborazione, gestione e in alcuni casi dell’invio delle fatture delle aziende. Cerca di automatizzare e snellire il più possibile...;
• Utilizzando il canale apposito messo a disposizione dall’Agenzia delle EntrateAgenzia pubblica italiana che si occupa della gestione delle entrate fiscali italiane. Può in qualsiasi momento svolgere controlli ed accertamenti per verificare il rispetto delle norme di..., FisconlineCanale telematico che l'Agenzia delle entrate mette a disposizione del contribuente per consentirgli di versare le imposte, presentare dichiarazioni, registrare contratti, consultare i dati riguardanti la propria situazione....

Si deve conservare la fattura creata?

Anche il processo di conservazione delle fatture, con l’avvento della digitalizzazione, è stato rivoluzionato: non si parla più infatti di conservazione, bensì di conservazione sostitutiva, processo molto più complesso.

In poche parole con conservazione sostitutiva s’intende la conservazione delle fatture elettroniche ma quest’azione deve avvenire con due requisiti fondamentali: “non modificabilità” e “l’opponibilità ai terzi” delle fatture elettroniche stesse.
Per riuscire a conservare le fatture elettroniche secondo le norme di legge è consigliabile rivolgersi a terze organizzazioni specializzate nella conservazione e, appunto, chiamati “conservatori”.

Fatturazione elettronica: esclusioni

L’obbligo di fatturazione elettronica riguarda tutti ma due categorie godono dell’esenzione da tale obbligo.
Queste due tipologie di soggetti sono:

• I soggetti passivi che rientrano ancora nel Regime di vantaggio (regime dei minimiRegime fiscale agevolato ormai non più in vigore. Per questo particolare tipo di regime fiscale era prevista solamente un’imposta sostitutiva di aliquota pari al 20% come forma...);
• I soggetti passivi che applicano il Regime forfettario con ricaviIncassi percepiti per la cessione di beni o la prestazione di servizi, che caratterizzano l'attività d'impresa. Leggi o compensiI compensi non sono nient’altro che ricavi recepiti per aver prestato un servizio, infatti rappresentano una retribuzione. Viene utilizzato il termine compenso solamente per quanto riguarda i... al di sotto di 25.000 euro annui.

Fattura elettronica: sintesi in 4 passi

In conclusione, i punti chiave del processo di fatturazione elettronica sono:

• Le fatture devono essere create nel formato XML;
• Una volta creato il file dovrai firmarlo con la firma elettronica utilizzando il tuo KIT;
• Successivamente dovrai procedere con l’invio tramite SdI via PEC o tramite il Gestionale con cui hai creato la fattura elettronica;
• Infine, si deve organizzare la conservazione del documento per i tempi previsti dalle norme.

Il servizio di FlexTax per la fattura elettronica

Se hai piacere di affidare l’apertura della tua Partita Iva o semplicemente la contabilità della stessa al Commercialista online FlexTax, diventerai un Utente Plus e all’interno della tua area riservata su FlexSuite avrai a disposizione diversi strumenti e funzionalità molto utili.

Tra queste funzionalità, avrai la possibilità di creare ed inviare direttamente da FlexInvoice le tue fatture elettroniche, facilitato da semplificazioni e automatismi.

Creando la tua fattura su FlexInvoice, sarà generato il file xml e direttamente dalla stessa potrai inviare la fattura elettronica allo SdI.

La fattura così creata si salverà nell’archivio di FlexInvoice e sarà sempre consultabile e scaricabile in formato pdf.

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