Nuova Fattura Elettronica

Fino ad oggi il sistema di fatturazione ha previsto il processo di emissione e di consegna di documenti cartacei o al massimo in formato PDF o Word per la spedizione tramite email o posta cartacea.

La Comunità Europea ha deciso, tramite l’Agenzia Digitale europea, di programmare un percorso che porti tutti i Paesi ad implementare nella propria normativa digitale il processo di applicazione della fattura elettronica al posto di quella cartacea.

Fattura elettronica: obiettivi

Questa decisione è stata mossa da due obiettivi principali:

  • Uniformare il processo di fatturazione e semplificare tutto il suo Iter;
  • Rendere più semplice combattere efficacemente l’evasione fiscale.

L’italia attraverso l’Agenzia Italiana per il Digitale (AgID) ha applicato le direttive europee, imponendo il passaggio alla fattura elettronica a tutte le imprese a partire dal 1^ gennaio 2019.
Per i distributori di carburante il termine previsto era del 1^ luglio 2018, ma è stato prorogato dal Governo anch’esso al 1^ gennaio 2019, causa minacce di scioperi.

Come ogni cambiamento importante, molta è la paura e la confusione che regna prima che esso avvenga, in questo articolo cercheremo di spiegarvi in parole chiari e semplici cosa cambierà nella vostra attività imprenditoriale con l’arrivo della fattura elettronica.

Fattura elettronica: il mondo di oggi

Fino al 1^ gennaio 2019, si utilizza ancora la fattura cartacea (a meno che non si voglia portarsi avanti e iniziare prima ad adottare il metodo elettronico).
Per avere chiari quali saranno i cambiamenti, è necessario ripercorrere brevemente quali sono i passaggi che caratterizzano il processo di fatturazione ad oggi in uso, ovvero quello cartaceo.

Per la fattura cartacea, ad oggi, dal momento dell’emissione alla consegna della fattura si compiono i seguenti passaggi:

  • Si emette la fattura, creandola ed elaborandola di proprio pugno per renderla più presentabile e piacevole graficamente, che abbia un formato Word o PDF non è importante, basta che contenga i dati fondamentali previsti dalla normativa (Dati dei soggetti interessati, imposta, descrizione prestazione offerta, ecc).
  • La fattura viene inviata al destinatario tramite posta cartacea, email, PEC, consegnata a mano, ecc.
  • Il documento, inoltre, viene anche inviato anche ai rispettivi commercialisti che gestiscono la contabilità dei soggetti interessati.
  • La fattura viene conservata (dal soggetto titolare o dal suo commercialista), per almeno 10 anni, come previsto dalla normativa.

Come si può notare il processo in uso oggi non è standardizzato: i contribuenti personalizzano le fatture con grafiche accattivanti, spediscono il documento tramite differenti canali sia digitali che cartacei e soprattutto in caso di errata emissione della fattura (sbagliato importo, sbagliata digitazione della Partita Iva) può essere richiesto al destinatario di cestinare il documento e prendere per buono quello che gli verrà nuovamente inviato.

Commercialista Forfettario

Fattura elettronica: il valore aggiunto

Come abbiamo detto in precedenza, il processo ad oggi non risulta essere standardizzato, ovvero uguale per tutti, ed ha anche altre fonti di inefficienza, tra cui.

Il metodo di fatturazione cartaceo non elimina la possibilità che le fatture siano protagoniste di atti illeciti volti ad alleggerire il carico dei contribuenti interessati, per esempio c’è la possibilità che vengano disperse durante il loro percorso, che vengano modificate “in corsa”, che vengano create direttamente dal destinatario senza che l’ipotetico emittente ne sia a conoscenza.

Per tutti questi motivi, è comprensibile che a livello europeo si sia deciso di apportare modifiche a questo processo, per riuscire a creare ed instaurare un modello di fatturazione comune a tutti i Paesi ma ancor prima, comune a tutti i contribuenti di un determinato Paese.

Come tutte le innovazioni il passaggio alla fatturazione elettronica spaventa molti, ma se ci si informa su cosa cambierà e quali passaggi dovranno essere compiuti, una volta applicata la nuova normativa, la gestione delle fatture risulterà molto più economica e si potranno risparmiare energie che ad oggi vengono utilizzate per processi improduttivi (creazione fattura, reperimento dati destinatario, invio, ecc..) e utilizzarle per l’evoluzione della propria attività di business.

Fattura Elettronica: cos’è?

La fattura elettronica diventerà obbligatoria tra tutti i titolari di Partita Iva a partire dal 1^ Gennaio 2019, per i distributori di carburanti il termine era previsto già dal 1^ Luglio 2018, ma a causa di minacce di scioperi del settore, anch’essi saranno obbligati a fatturare elettronicamente dal 2019.

La definizione istituzionale di Fattura elettronica può più confondere che aiutare, infatti viene descritta come

“un insieme di dati strutturati con regole ben definite che devono essere inviati elettronicamente al destinatario attraverso un canale ed una procedura ben definiti che costituiscono un preciso protocollo.”

Andiamo per punti:

  • Insieme di dati strutturati con regole ben definite – significa che la fattura non potrà più essere creata in formato PDF o Word, ma si dovrà utilizzare il formato standard XML, che rappresenta l’insieme dei dati di fatturazione in formato di codici strutturati in uno specifico modo.
    A tal proposito, con il diffondersi del nuovo processo di fatturazione elettronica e l’impossibilità di modificare la fattura una volta inviata, acquisiranno molto più importanza i preventivi e le pro-forma. Prima di inviare la fattura elettronica di deve essere sicuri al 100% della sua esattezza.
  • Invio elettronico attraverso un canale ben definito – le fatture non potranno essere più spedite attraverso email, posta elettronica o posta cartacea, ma dovranno obbligatoriamente essere trasmesse al Sistema di Interscambio (SdI). Il SdI è un sistema informatico messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate che ha il potere di gestire il traffico delle fatture, controllarne i contenuti e dopo il controllo andato a buon fine spedirli al destinatario.
  • Una procedura ben definita – il percorso della fattura non sarà più confusionario e non permetterà più che le fatture vadano disperse, eliminate o modificate. di seguito riportiamo lo schema che mostra quali sarà l’iter all’interno del Sistema di Interscambio.

Ricordiamo che dal 1^ gennaio 2019, solo nel momento in cui la fattura è stata inviata correttamente al SdI, può considerarsi emessa, se invece viene inviata e consegnata tramite metodi tradizionali, sarà considerata come una fattura non emessa, con tutte le conseguenze normative che prevedono sanzioni altissime.

Fattura elettronica: firma obbligatoria

Per essere considerata valida la fattura elettronica deve contenere la firma digitale dell’emittente.
La firma digitale può essere applicata al documento in due differenti modi:

  • Utilizzando la Firma Digitale – avrai bisogno di un KIT di firma elettronica formato da una chiavetta USB con all’interno una scheda SIM contenente tutti i tuoi dati. Puoi richiedere il KIT presso la Camera di Commercio (Token USB), oppure presso i negozi convenzionati (Carta Nazionale dei Servizi CNS).
  • Delegando una terza azienda che firmi i documenti per conto nostro – con un contratto si autorizza un’azienda ad applicare ai documenti la propria firma. (Di solito questo servizio aggiunto viene messo a disposizione dalle software house che offrono già il gestionale per le fatture elettroniche):

Fattura elettronica: inviare la fattura al SdI

Ormai è chiaro che la fattura elettronica debba essere inviata al SdI per essere considerata valida, ma in che modo possiamo inviare il documento al SdI?
Abbiamo diverse possibilità:

  • Invio tramite PEC;
  • Invio tramite il proprio gestionale di fatturazione;
  • Utilizzando il canale apposito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.

Commercialista Forfettario

Fattura Elettronica: si deve conservare?

Anche il processo di conservazione delle fatture, con l’avvento della digitalizzazione verrà rivoluzionato.
Infatti, non si parlerà più di conservazione, bensì di conservazione sostitutiva, processo molto più complesso.
In poche parole con conservazione sostitutiva s’intende la conservazione delle fatture elettroniche ma quest’azione deve avvenire con due requisiti fondamentali: “non modificabilità” e “l’opponibilità ai terzi” delle fatture elettroniche stesse.
Per riuscire a conservare le fatture elettroniche secondo le norme di legge è consigliabile rivolgersi a terze organizzazioni specializzate nella conservazione e, appunto, chiamati “conservatori”.

Fatturazione elettronica: esclusioni

L’obbligo di fatturazione elettronica riguarda tutti ma due categorie godranno dell’esenzione da tale obbligo.
Queste due tipologie di soggetti sono:

  • I soggetti passivi che rientrano ancora nel “regime di vantaggio”;
  • I soggetti passivi, con ricavi e costi moderati, che applicano il “Regime forfettario”.

Fattura elettronica: sintesi in 4 passi

In conclusione, i punti chiave del processo di fatturazione elettronica sono:

  1. Le fatture devono essere create nel formato XML;
  2. Una volta creato il file dovrai firmarlo con la firma elettronica utilizzando il tuo KIT;
  3. Successivamente dovrai procedere con l’invio tramite SdI via PEC o tramite il Gestionale con cui hai creato la fattura elettronica.
  4. Infine, si deve organizzare la conservazione del documento per i tempi previsti dalle norme.

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