Fattura elettronica cos'è, come funziona e come conservarle - Flextax.it

Fattura elettronica

Nuova Fattura Elettronica

Fino al 1° gennaio 2019 il sistema di fatturazione ha previsto il processo di emissione e di consegna di documenti cartacei o al massimo in formato PDF o Word per la spedizione tramite email o posta cartacea.

La Comunità Europea ha deciso, tramite l’Agenzia Digitale europea, di programmare un percorso che porti tutti i Paesi ad implementare nella propria normativa digitale il processo di applicazione della fattura elettronica al posto di quella cartacea.

Fattura elettronica: obiettivi

Questa decisione è stata mossa da due obiettivi principali:

  • Uniformare il processo di fatturazione e semplificare tutto il suo iter;
  • Rendere più semplice combattere efficacemente l’evasione fiscale.

L’Italia attraverso l’Agenzia Italiana per il Digitale (AGID) ha applicato le direttive europee, imponendo il passaggio alla fattura elettronica a tutte le imprese a partire dal 1° gennaio 2019.
Per i distributori di carburante il termine previsto era del 1° luglio 2018, ma è stato prorogato dal Governo anch’esso al 1° gennaio 2019, causa minacce di scioperi.

Come ogni cambiamento importante, molta è stata la paura e la confusione che regnava, in questo articolo cercheremo di spiegarvi in parole chiari e semplici cosa è cambiato nella vostra attività imprenditoriale con l’arrivo della fattura elettronica.

Cosa è cambiato

Fino al 1° gennaio 2019, si utilizzava ancora la fattura cartacea (a meno che non si sia voluto portarsi avanti e iniziare prima ad adottare il metodo elettronico).
Per avere chiari quali sono stati i cambiamenti, è necessario ripercorrere brevemente i passaggi che caratterizzano il processo di fatturazione cartacea.

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Per la fattura cartacea, tipica dei contribuenti che adottano il Regime Forfettario in quanto ancora esonerati dall’obbligo di emissione della fattura elettronica, dal momento dell’emissione stessa alla consegna della fattura si compiono i seguenti passaggi:

  • Si emette la fattura, creandola ed elaborandola per renderla più presentabile e piacevole graficamente, che abbia un formato Word o PDF non è importante, basta che contenga i dati fondamentali previsti dalla normativa (dati dei soggetti interessati, imposta, descrizione prestazione offerta, ecc.).
  • La fattura viene inviata al destinatario tramite posta cartacea, email, PEC, consegnata a mano, ecc.
  • Il documento, inoltre, viene anche inviato anche ai rispettivi commercialisti che gestiscono la contabilità dei soggetti interessati.
  • La fattura viene conservata (dal soggetto titolare o dal suo commercialista), per almeno 10 anni, come previsto dalla normativa.

Come si può notare tale processo non è standardizzato: i contribuenti personalizzano le fatture con grafiche accattivanti, spediscono il documento tramite differenti canali sia digitali che cartacei e soprattutto in caso di errata emissione della fattura (sbagliato importo, sbagliata digitazione della Partita Iva, ecc.) può essere richiesto al destinatario di cestinare il documento e prendere per buono quello che gli verrà nuovamente inviato.

Fattura elettronica: il valore aggiunto

Come abbiamo detto in precedenza, il processo descritto non risulta essere standardizzato, ovvero uguale per tutti, ed ha anche altre fonti di inefficienza.

Il metodo di fatturazione cartaceo non elimina la possibilità che le fatture siano protagoniste di atti illeciti volti ad alleggerire il carico dei contribuenti interessati: per esempio, c’è la possibilità che vengano disperse durante il loro percorso, che vengano modificate “in corsa”, che vengano create direttamente dal destinatario senza che l’ipotetico emittente ne sia a conoscenza.

Per tutti questi motivi, è comprensibile che a livello europeo si sia deciso di apportare modifiche a questo processo, per riuscire a creare ed instaurare un modello di fatturazione comune a tutti i Paesi ma ancor prima, comune a tutti i contribuenti di un determinato Paese.

Come tutte le innovazioni il passaggio alla fatturazione elettronica ha spaventato molti, ma una volta applicata la nuova normativa, la gestione delle fatture è risultata essere molto più economica e ha portato un risparmio di energie che prima venivano utilizzate per processi improduttivi (creazione fattura, reperimento dati destinatario, invio, ecc..) e vengono oggi convertite per l’evoluzione della propria attività di business.

Fattura Elettronica: cos’è?

La fattura elettronica è diventata obbligatoria tra tutti i titolari di Partita Iva a partire dal 1° Gennaio 2019, ad esclusione dei contribuenti che adottano il regime Forfettario.

La definizione istituzionale di Fattura elettronica può più confondere che aiutare, infatti viene descritta come:

“un insieme di dati strutturati con regole ben definite che devono essere inviati elettronicamente al destinatario attraverso un canale ed una procedura ben definiti che costituiscono un preciso protocollo.”

Andiamo per punti:

  • Insieme di dati strutturati con regole ben definite – significa che la fattura non può più essere creata in formato PDF o Word, ma si deve utilizzare il formato standard XML, che rappresenta l’insieme dei dati di fatturazione in formato di codici strutturati in uno specifico modo.
    A tal proposito, con l’affermazione del nuovo processo di fatturazione elettronica e l’impossibilità di modificare la fattura una volta inviata, hanno acquisito molta più importanza i preventivi e le pro-forma. Prima di inviare la fattura elettronica di deve infatti essere sicuri al 100% della sua esattezza.
  • Invio elettronico attraverso un canale ben definito – le fatture non possono essere più spedite attraverso email, posta elettronica o posta cartacea, ma devono obbligatoriamente essere trasmesse al Sistema di Interscambio (SdI). Il SdI è un sistema informatico messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate che ha il potere di gestire il traffico delle fatture, controllarne i contenuti e dopo il controllo andato a buon fine spedirli al destinatario.
  • Una procedura ben definita – il percorso della fattura non è quindi più confusionario e non permettepiù che le fatture vadano disperse, eliminate o modificate.

Ricordiamo che dal 1° gennaio 2019, solo nel momento in cui la fattura è stata inviata correttamente al SdI, può considerarsi emessa, se invece viene inviata e consegnata tramite metodi tradizionali, sarà considerata come una fattura non emessa, con tutte le conseguenze normative che prevedono sanzioni altissime.

Fattura elettronica: firma obbligatoria

Per essere considerata valida la fattura elettronica deve contenere la firma digitale dell’emittente.
La firma digitale può essere applicata al documento in due differenti modi:

  • Utilizzando la Firma Digitale – avrai bisogno di un KIT di firma elettronica formato da una chiavetta USB con all’interno una scheda SIM contenente tutti i tuoi dati. Puoi richiedere il KIT presso la Camera di Commercio (Token USB), oppure presso i negozi convenzionati (Carta Nazionale dei Servizi CNS).
  • Delegando una terza azienda che firmi i documenti per conto nostro – con un contratto si autorizza un’azienda ad applicare ai documenti la propria firma. (Di solito questo servizio aggiuntivo viene messo a disposizione dalle software house che offrono già il gestionale per le fatture elettroniche).

Inviare la fattura elettronica al SdI

Ormai è chiaro che la fattura elettronica debba essere inviata al SdI per essere considerata valida, ma in che modo possiamo inviare il documento al SdI?
Abbiamo diverse possibilità:

  • Invio tramite PEC;
  • Invio tramite il proprio gestionale di fatturazione;
  • Utilizzando il canale apposito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, Fisconline.

Si deve conservare la fattura creata?

Anche il processo di conservazione delle fatture, con l’avvento della digitalizzazione, è stato rivoluzionato: non si parla più infatti di conservazione, bensì di conservazione sostitutiva, processo molto più complesso.

In poche parole con conservazione sostitutiva s’intende la conservazione delle fatture elettroniche ma quest’azione deve avvenire con due requisiti fondamentali: “non modificabilità” e “l’opponibilità ai terzi” delle fatture elettroniche stesse.
Per riuscire a conservare le fatture elettroniche secondo le norme di legge è consigliabile rivolgersi a terze organizzazioni specializzate nella conservazione e, appunto, chiamati “conservatori”.

Fatturazione elettronica: esclusioni

L’obbligo di fatturazione elettronica riguarda tutti ma due categorie godono dell’esenzione da tale obbligo.
Queste due tipologie di soggetti sono:

  • I soggetti passivi che rientrano ancora nel Regime di vantaggio;
  • I soggetti passivi, con ricavi e costi moderati, che applicano il Regime forfettario.

Fattura elettronica: sintesi in 4 passi

In conclusione, i punti chiave del processo di fatturazione elettronica sono:

  • Le fatture devono essere create nel formato XML;
  • Una volta creato il file dovrai firmarlo con la firma elettronica utilizzando il tuo KIT;
  • Successivamente dovrai procedere con l’invio tramite SdI via PEC o tramite il Gestionale con cui hai creato la fattura elettronica;
  • Infine, si deve organizzare la conservazione del documento per i tempi previsti dalle norme.

Il servizio di FlexTax per la fattura elettronica

Se hai piacere di affidare l’apertura della tua Partita Iva o semplicemente la contabilità della stessa al Commercialista online FlexTax, diventerai un Utente Plus e all’interno della tua area riservata su FlexSuite avrai a disposizione diversi strumenti e funzionalità molto utili.

Tra queste funzionalità, avrai la possibilità di creare ed inviare direttamente da FlexInvoice le tue fatture elettroniche, facilitato da semplificazioni e automatismi.

Creando la tua fattura su FlexInvoice, sarà generato il file xml e direttamente dalla stessa potrai inviare la fattura elettronica allo SdI.

La fattura così creata si salverà nell’archivio di FlexInvoice e sarà sempre consultabile e scaricabile in formato pdf.

Se hai bisogno di informazioni specifiche sui servizi di FlexTax, ti chiamiamo noi nella fascia oraria da te indicata, crea il tuo Account su FlexSuite e prenota la tua chiamata attraverso FlexSupport alla voce “info sui servizi”.

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Anna di FlexTax

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