Conservazione fatture elettroniche

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Conservazione fatture elettroniche

Conservazione fatture elettroniche: niente paura, in questo articolo ti spiegheremo i passaggi per effettuarla correttamente.

Le fatture cartacee utilizzate fino ad oggi, dovevano essere stampate e conservate per almeno 10 anni.

I documenti possono essere archiviati anche in forma cartacea, detenuti dal commercialista o dal titolare stesso, basta che siano rintracciabili nel caso che vengano richiesti.

Con l’arrivo della fatturazione elettronica, invece, non sarà più così non si dovrà più solo assicurarsi della conservazione delle fatture ma si dovrà procedere a effettuare una più rigida conservazione dei documenti.

La conservazione delle fatture elettroniche, viene chiamata conservazione sostitutiva.

Conservazione fatture elettroniche: come funziona?

Per quanto riguarda la conservazione fatture elettroniche, ovviamente non si ha l’obbligo di stamparle e archiviarle ma si parla di conservazione sostitutiva.

Con questo termine si indica che le fatture elettroniche elaborate tramite il Sistema di Interscambio (SdI), devono essere sempre conservate, ma rispettando un processo ben più complicato.

Infatti le norme hanno previsto che le fatture elettroniche debbano essere conservate ma con il rispetto di due principi fondamentali:

  • Non devono poter essere modificate
  • Devono contenere la data di emissione
  • Devono essere prontamente reperibili in caso vengano richieste.

Ovviamente è molto difficile che un utente possa procedere alla conservazione sostitutiva da solo, in quanto è difficile rispettare tutte queste regole senza essere strutturati e un problema ancor più importante deriva dal fatto che viene archiviato tutto online e nel caso di problemi alle tecnologie si corre il rischio di perdere tutto, incorrendo in pesanti sanzioni.

Conservazione fatture elettroniche: cosa fare?

Il consiglio più popolare è quello di rivolgersi a una “società di conservazione” strutturata che si occupi specificamente di archiviare le fatture elettroniche secondo la normativa italiana.

Quindi, abbandonando la normale conservazione delle fatture cartacee si potranno risparmiare costi di archiviazione, ma passando alla conservazione sostitutiva fatture elettroniche si avranno costi del tutto nuovi per pagare il “conservatore” da noi scelto.

Conservazione fatture elettroniche: consigli

Le società che si offrono sul mercato come conservatrici delle fatture elettroniche, spesso sono le stesse che offrono il gestionale delle stesse che si occupa della loro elaborazione e del loro invio/ricezione tramite il Sistema di Interscambio. Fin qui non sembrerebbe che ci sia nessun problema, ma invece bisogna prestare molta attenzione.

Se firmiamo un contratto con una società che si offre sia il gestionale che il servizio di conservazione delle fatture elettroniche, dobbiamo assicurarci che in caso in cui in futuro si voglia rescindere dal contratto per il gestionale, la conservazione delle fatture elettroniche fino ad allora assegnata all’azienda non vada persa.

È infatti consigliabile distinguere il fornitore del gestionale da quello della conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche o, almeno, prevedere la continuazione della conservazione anche se il rapporto con il servizio del gestionale si interrompe.

L’obbligo di fatturazione elettronica è esteso a tutte le imprese, ma vi sono due eccezioni particolari:

  • I soggetti passivi che rientrano ancora nel “regime di vantaggio”;
  • I soggetti passivi, con ricavi e costi moderati, che applicano il “Regime forfettario”. Cos’è il regime forfettario

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