Conservazione fatture elettroniche

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Conservazione fatture elettroniche

Conservazione fatture elettroniche: niente paura, in questo articolo ti spiegheremo i passaggi per effettuarla correttamente.

Le fatture cartacee utilizzate fino all’entrata in vigore della fattura elettronica, devono essere stampate e conservate per almeno 10 anni.

I documenti possono essere archiviati anche in forma cartacea, tenuti dal commercialista o dal titolare stesso, l’importante è che siano rintracciabili nel caso in cui vengano richiesti.

Con la fatturazione elettronica, invece, non è più necessario mantenere i documenti come descritto ma si deve procedere a effettuare una più rigida conservazione degli stessi. 

La conservazione delle fatture elettroniche viene chiamata conservazione sostitutiva.

Come funziona la conservazione delle fatture elettroniche?

Per quanto riguarda la conservazione delle fatture elettroniche, ovviamente non si ha l’obbligo di stamparle e archiviarle ma si parla di conservazione sostitutiva.

Con questo termine si indica che le fatture elettroniche elaborate tramite il Sistema di Interscambio (SdI), devono essere sempre conservate, ma rispettando un processo ben più complicato.

Infatti le norme hanno previsto che le fatture elettroniche debbano essere conservate ma con il rispetto di due principi fondamentali:

  • Non devono poter essere modificate
  • Devono contenere la data di emissione
  • Devono essere prontamente reperibili in caso vengano richieste.

Ovviamente è molto difficile che un utente possa procedere alla conservazione sostitutiva da solo, in quanto è complicato rispettare tutte queste regole senza essere strutturati, e un problema ancora più importante deriva dal fatto che viene archiviato tutto online e nel caso di problemi alle tecnologie si corre il rischio di perdere tutto, incorrendo in pesanti sanzioni.

Conservazione fatture elettroniche: cosa fare?

Il consiglio più popolare è quello di rivolgersi a una “società di conservazione” strutturata che si occupi specificamente di archiviare le fatture elettroniche secondo la normativa italiana.

Quindi, avendo abbandonato la normale conservazione delle fatture cartacee, si risparmia sui costi di archiviazione, ma essendo passati alla conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche si hanno costi del tutto nuovi per pagare il “conservatore” da noi scelto.

Conservazione fatture elettroniche: consigli

Le società che si offrono sul mercato come conservatrici delle fatture elettroniche, spesso sono le stesse che offrono il gestionale delle fattura che si occupa della loro elaborazione e del loro invio/ricezione tramite il Sistema di Interscambio. Fin qui non sembrerebbe che ci sia nessun problema, ma invece bisogna prestare molta attenzione.

Se firmiamo un contratto con una società che ci offre sia il gestionale che il servizio di conservazione delle fatture elettroniche, dobbiamo assicurarci che in caso in cui in futuro si voglia rescindere dal contratto per il gestionale, la conservazione delle fatture elettroniche fino ad allora assegnata all’azienda non vada persa.

È infatti consigliabile distinguere il fornitore del gestionale da quello della conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche o, almeno, prevedere la continuazione della conservazione anche se il rapporto con il servizio del gestionale si interrompe.

L’obbligo di fatturazione elettronica è esteso a tutte le imprese, ma vi sono due eccezioni particolari:

  • I soggetti passivi che rientrano ancora nel “regime di vantaggio”
  • I soggetti passivi, con ricavi e costi moderati, che applicano il Regime forfettario

Questa disposizione potrebbe però cambiare con la nuova Legge di Bilancio 2022. Infatti la Commissione Europea ha risposto positivamente alla richiesta del Governo italiano sia per la proroga dell’obbligo di fatturazione elettronica fino al 2024, sia per l’estensione dell’obbligo ai regimi agevolati.

Il servizio di FlexTax per la conservazione delle fatture elettroniche

Il Commercialista online FlexTax ti fornisce la possibilità di inviare direttamente dal portale FlexSuite le tue fatture elettroniche e di conservarle nell’archivio virtuale, sempre consultabile.

Potrai infatti creare ed inviare direttamente da FlexInvoice le tue fatture elettroniche gratuitamente, sezione nella quale creerai inoltre un archivio virtuale dove conservale: le fatture create dalla tua area riservata si salvano infatti in automatico.

Le fatture elettroniche inviate da FlexInvoice rimarranno inoltre sempre nel tuo cassetto fiscale sul sito dell’Agenzia delle Entrate e se tu registrerai qui anche il Codice destinatario che FlexTax ti fornirà, riceverai nella tua area riservata su FlexSuite anche le fatture elettroniche passive.

Pertanto, FlexInvoice servirà per creare ed inviare direttamente le tue fatture elettroniche e sarà anche lo strumento dove le conserverai e le potrai visionare sempre.

Se hai bisogno di informazioni specifiche sui servizi di FlexTax, ti chiamiamo noi nella fascia oraria da te indicata, crea il tuo Account su FlexSuite e prenota la tua chiamata attraverso FlexSupport alla voce “info sui servizi”.

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