Conservazione delle fatture elettroniche

Come si conserva una fattura elettronica e per quanto tempo bisogna conservarla?

Conservazione delle fatture elettroniche: come fare?

Una volta emessa correttamente una fattura elettronica, non possiamo dimenticarci di tale documento, si ha infatti l’obbligo di conservarlo per 10 anni dalla data dell’ultima registrazione.

Circa la conservazione delle scritture contabili, si esprime il Codice Civile – art. 2220:

Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione.

Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.”

Per far sì che una fattura elettronica sia correttamente conservata, non è sufficiente che tu la salvi all’interno di una cartella, sul tuo personal computer.

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Affinché la conservazione delle fatture elettroniche sia considerata a norma, deve seguire un particolare processo regolamentato tecnicamente dalla legge (CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale).

Con questo processo avrai la certezza che la conservazione della fattura elettronica, per la durata di 10 anni, sia a norma di legge: il fatto che la conservazione sia a norma, consente di annientare il rischio di perdita delle fatture elettroniche, permette di poterle consultare in qualsiasi momento e, soprattutto non permette che al documento originali vengano apportate modifiche.

La conservazione digitale a norma, infatti, conferisce pieno valore legale al documento informatico, pari a al valore generalmente attribuito al documento cartaceo.

N.B. La conservazione sostitutiva è obbligatoria sia per le fatture elettroniche che hai emesso, sia per le fatture elettroniche che hai ricevuto.

A questo punto ci si potrebbe chiedere chi può conservare, a norma di legge, le fatture elettroniche. La risposta a questa domanda è molto semplice!

L’Agenzia delle Entrate, infatti, fornisce la possibilità di conservare a norma, gratuitamente, tutte le fatture elettroniche emesse e ricevute attraverso lo SDI.

Per poter utilizzare tale sistema di conservazione, è sufficiente accedere alla tua area riservata, sul sito dell’Agenzia delle Entrate, cliccare sulla sezione “Fatture e corrispettivi” e da lì attivare il servizio gratuito di conservazione elettronica.

L’Agenzia delle Entrate fornisce anche una manuale del servizio di Conservazione delle fatture elettroniche, all’interno del quale potrai trovare tutte le caratteristiche tecniche del processo di conservazione elettroniche e dell’accordo di servizio.

Se darai l’ok, selezionando entrambe le caselle che compariranno, da quel momento, tutte le fatture emesse e ricevute attraverso il Sistema di Interscambio, verranno automaticamente “trasportate” in conservazione elettronica.

Qualora non desiderassi conservare le tue fatture elettroniche attraverso il sistema predisposto dall’Agenzia delle Entrate, potrai scegliere un altro operatore privato (dunque a pagamento), facendo attenzione che tale operatore sia certificato e che quindi la conservazione sia, come scritto nelle righe precedenti, a norma di legge.

Ma cosa accade se non si conserva correttamente una fattura elettronica o se ci si dimentica di conservarla? Se non si effettua la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche, si può essere sanzionati.

La conservazione sostitutiva, oltre agli obblighi, porta con sé diversi vantaggi, come ad esempio:

  • non dovrai più perdere tempo alla ricerca di documenti che, visto il formato cartaceo, potresti anche aver inavvertitamente smarrito
  • il fatto che tutto avvenga in formato digitale ti consentirà di notare un sensibile risparmio sui costi, ad esempio, per la produzione del documento cartaceo o più semplicemente i costi che sostieni per acquistare l’inchiostro per la stampante: meno stampi meno spendi
  • non rischierai che il tuo documento vada distrutto, buttato per errore, che si usuri con lo scorrere del tempo rendendo il documento totalmente illeggibile ed inutilizzabile

In buona sostanza, una volta che sarai diventato agile nell’utilizzo del sito dell’Agenzia delle Entrate, o nell’utilizzo delle piattaforme per la conservazione digitale, predisposte da operatori privati certificati, la conservazione elettronica rappresenterà per te un vantaggio in termini di tempo, ordine e costi.

 

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Alessandra di FlexTax

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